Недавние исследования и публикации, в том числе опрос старших менеджеров компаний, помогают составить представление о выгодах от процесса управления проектами. Постоянное улучшение этого процесса должно быть нормой; хорошие результаты «в среднем» — совсем не то, что требуется. Пренебрежение эффективными методами управления проектом ведет к значительному повышению затрат при осуществлении крупных проектов. Риск заключается в том, что спонсоры, несмотря на значительные инвестиции в проект, не получают желаемых результатов. По мнению некоторых аналитиков, если неудачный проект становится достоянием гласности, то курс акций компании может упасть. Систематический подход к управлению проектами сам по себе дает преимущества и выгоды, независимо от тех усилий, которые организация прилагает для достижения поставленных целей. Вот эти выгоды: более быстрое завершение проекта. Быстрое завершение проекта и продвижение продукта на рынок могут серьезно увеличить прибыльность коммерческого продукта. Считается, что когда на рынке появляется новый продукт, Уз рынка сразу же переходит к нему.
В некоторых секторах экономики отставание грозит серьезными штрафами; более эффективная реализация проекта. Когда проекты составляются в первую очередь для создания нового продукта, то они — при условии выполнения в срок — одновременно могут принести большие прибыли компании. Другие проекты должны четко отвечать сформулированным в них требованиям; более надежные оценки денежных и временных затрат. Обеспечение соответствующих ресурсов увеличивает вероятность того, что результаты будут достигнуты в рамках бюджета. Распределение ресурсов можно регулировать; сокращение рисков. Для крупных проектов, например запуск космических ракет или исследование космического пространства, потенциальная неудача имеет политический подтекст. Именно поэтому провалы таких проектов недопустимы. Для бесприбыльных организаций подобные ситуации чреваты потерей доноров и спонсоров, а также испорченной репутацией самой организации. Само существование предприятия подвергается большому риску в том случае, если потери от неудавшегося проекта превышают резерв капитала всей организации; сокращение затрат. Оптимизация временного графика, установление взаимосвязи между поставленными задачами, а также регулирование размещения ресурсов в конечном счете сокращают потери, в том числе времени и усилий со стороны проектной команды, состоящей из высококвалифицированного и опытного персонала.
Основное преимущество управления проектами состоит в том, что уже на ранней стадии спонсорам известны объемы затрат, сложности, риски и выгоды, что позволяет вовремя скорректировать действия и предпринять соответствующие меры, чтобы избежать неоправданных рисков и получить желаемые результаты — выгоды при минимальных затратах ресурсов. В конечном счете необходима такая среда, где системами и процессами управляют опытные и знающие профессионалы, которые работают над выполнением своих обязательств по проекту. И хотя зрелая интеграция все еще находится в стадии зарождения, тем не менее это новое направление активно развивается. Термин «управление проектами» имеет множество значений, в зависимости от его употребления. По мере того как в рамках новой профессии из огромной массы выделяются те проекты, которые требуют профессиональных знаний, умений и навыков, более ясным и четким становится определение терминов.